La entrada en vigor de la nueva orden del Ministerio de Hacienda HAC/772/2019 del 28 de junio ha producido modificaciones en la llevanza de la contabilidad de los autónomos. Se establecen nuevas obligaciones a la hora de cumplimentar los libros registros que llevan a cabo los autónomos y empresarios como contribuyentes en su declaración de IRPF.

La novedad más destacada es la que se ha producido en los libros de registros de ventas e ingresos y de compras y gastos, ya que, a partir de ahora, el autónomo deberá informar también del Número de Identificación Fiscal de la contraparte de la operación, es decir, del otro negocio implicado sea tanto proveedor como cliente.

Además de esta novedad, los autónomos dados de alta en la modalidad de Estimación Directa deberán llevar de forma actualizada los libros Registro tanto de ingresos como de gastos, bienes de inversión y las provisiones de fondos y suplidos.

Con esta actualización se intenta conseguir una homogeneidad en ciertos conceptos destacados por Hacienda y asimismo poder reforzar y concretar que los libros de los diferentes impuestos puedan compatibilizarse.

Principales obligaciones para tener en cuenta

1. Autónomos que tributan por estimación directa

Aquellos contribuyentes que el rendimiento de su actividad se genere a través de estimación directa estarán obligados a llevar y conservar los siguientes libros de registros:

– Libro registro de ventas e ingresos, en el que se anotarán, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad. Según detalla la orden, este libro debe de contener el número y fecha de la factura expedida; el nombre y apellidos del cliente, razón social y número de identificación fiscal del destinatario; concepto; importe y si la operación está o no sujeta a retenciones.

– Libro registro de compras y gastos, este deberá de recoger el total de gastos y contener el número y fecha de cada factura recibida; el nombre y apellidos del proveedor, razón social y número de identificación fiscal del obligado a su expedición; el concepto; el importe considerado gasto y si la operación está o no sujeta a IVA y lleva algún tipo de retención.

Una de las novedades que recoge la orden es que se puede realizar un asiento resumen, por el total de las facturas que se han recibido en una misma fecha. En este asiento se ha de detallar los números inicial y final de las facturas recibidas asignado por el destinatario, siempre que su conjunto no supere el límite de los 6.000 euros.

– Libro registro de bienes de inversión, los contribuyentes deberán realizar un registro por cada elemento patrimonial afecto a su actividad y deberá estar detallado e individualizado. En cada bien afecto se deberá anotar el número de factura, fecha en la que el elemento estaba en condiciones de funcionar, descripción; nombre y apellidos, número de identificación fiscal y razón social del proveedor. Además, su valor, método y porcentaje de amortización.

-Libro registro de provisiones de fondos y suplidos, deberá recoger el número de la anotación, la naturaleza (el porqué del movimiento); las fechas en que las provisiones o suplidos se hubiera producido o pagado, el importe que se provisiona y los datos fiscales del pagador que realiza la provisión con su número de factura donde se refleja la operación.

2. Autónomos que declaran por estimación objetiva

Aquellos autónomos que estén dados de alta en la modalidad de estimación objetiva, estarán obligados a llevar y conservar los libros registros de bienes de inversión cuando deduzcan amortizaciones y el de ventas e ingresos cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones.

3. Requisitos formales.

En cuanto a los requisitos formales, se especifica que los libros de registros mencionados anteriormente deben llevarse “con claridad y exactitud, por orden de fechas sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras”.

Además, para aquellos autónomos que utilicen medios electrónicos para llevar sus libros, se advierte que «deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de estos no fuera posible por estar encriptados o codificados».

4. Compatibilidad de los libros de registro

Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del IVA.